まとめ
- 書き込みプロセスを使用します。
- スタイルを開発する。
- ドキュメントを適切にフォーマットします。
- 筆記用具を手元に置いてください。
優れた文章は、ビジネスの成功に重要な役割を果たします。文書は潜在顧客との最初のコンタクトとなることが多く、文書や日々のやり取りはほとんどのビジネス関係の中核を成します。雑な文章は取引を台無しにする可能性があります。そのため、自分が「文章が得意」だと思っている人でも、キーボードを打つのが苦手な人でも、しっかりとした文章スキルを身につけることが重要です。
執筆プロセスを使用する
ただ座って完璧な文書を書き上げることを期待しないでください。上手に書くには計画が必要です。
- まず、伝えたい主なアイデアを決めて、それを 1 つか 2 つの文で書き出します。
- アイデアをサポートし、誰が、何を、いつ、どこで、なぜといった基本的な質問すべてに答えるアウトラインを作成します。アウトラインは完成品のバックボーンを形成します。アウトラインがないと、ドキュメントがまとまりがなく、読者が要点を理解できない可能性があります。
- また、書くための心構えを整えるための儀式を作ってみるのもいいでしょう。深呼吸したり、特別なペンを手に取ったり、完成した作品を思い浮かべたりすることが役に立つかもしれません。
文書を書き終えたら、声に出して読んでみてください。文章や単語がぎこちなく聞こえる場合は、修正してください。ただし、まずこれらの追加の戦略を使用しなければ、その段階に到達することはできません。
スタイルを開発する
すべてのビジネス文書に適用できる、シンプルで一貫したスタイルを開発するように努めます。
- 使用する各フレーズに細心の注意を払ってください。 不必要な言葉には注意してください。たとえば、「お手紙を受領いたしました」と書く代わりに、「お手紙を受領いたしました」または「お手紙をお送りいただきありがとうございます」と書くことができます。
- 官僚的な用語の使用を避ける、「企業用語」や不必要な難しい言葉は避けてください。たとえば、「最適」の代わりに「最高」を使用してください。専門用語や頭字語は最小限に抑えてください。
- 長い段落を分割し、冗長な文や冗長な文を削除します。 怠惰な文章は読者を失う原因になります。10 つの文を理解するまでに XNUMX 分もかけて読み直したい人はいません。
- 要点を述べよ 手紙、メモ、電子メールで。
- できるだけ能動態を使用してください。 そうすることで、文章が簡潔になり、読者が文書を読み進めやすくなります。たとえば、「提案は選考委員会によって審査されます」と書く代わりに、「選考委員会が提案を審査します」と書く必要があります。
- 不適切なユーモアは避けてください。 電子メールにジョークやコメントを含める必要がある場合は、最後に残しておいてください。
文書を適切にフォーマットする
ドキュメントを読みやすく、作業しているドキュメントの種類に適した形式にします。
- テキストには、Times New Roman などのセリフ フォントを使用します。セリフ フォントの方が読みやすくなります。(セリフとは、文字の小さな「しっぽ」または装飾のことです。) Arial などのサンセリフ フォントは、見出しやキャプションに限定するようにしてください。
- 余白を両端揃えにせず、右揃えにします。
- 段落を短くして、テキストのブロックが威圧的にならないようにします。段落あたりの行数を変えて、文書の見た目を面白くします。
- 箇条書きリストとサブ見出しを使用すると、複雑な資料を理解しやすくし、視覚的に魅力的になります。
- 適切な場合は、グラフィック、マップ、またはその他のデバイスを使用して重要な情報を伝達しますが、ドキュメントが乱雑にならないようにしてください。
- 電子メールでは、不適切なヘッダーを削除し、元のメッセージはそのまま残して、読者があなたの返信を文脈に沿って理解できるようにします。電子メールはよりカジュアルになる場合もありますが、それでもビジネス文書であることを忘れないでください。必ず挨拶文を添え、丁寧な締めくくりで締めくくってください。
筆記用具を手元に置いておく
コンピュータのスペル チェッカーは非常に役立ちますが、すべての間違いを見つけるためにそれに頼ってはいけません。基本的な文章作成ツールを手元に置いてください。
- 良い辞書と類語辞典を買ってください。
- 次のようなスタイルマニュアルを使用してください。 シカゴスタイルマニュアル または Associated Press スタイルブック ガイダンスとして、スタイル ガイドを参照してください。スタイル ガイドには、どの単語を大文字にするか、どの単語を省略するかなどの指針が記載されています。クライアントに好みがあるかどうか尋ねてください。
- 可能であれば、技術編集者に作業内容のレビューを依頼してください。
上手に書くには、忍耐と練習が必要であることを忘れないでください。小説からマーケティング資料まで、優れた文章の例を読むことも、自分の文章を改善するのに非常に役立ちます。
まとめ
- 書き込みプロセスを使用します。
- スタイルを開発する。
- ドキュメントを適切にフォーマットします。
- 筆記用具を手元に置いてください。
優れた文章は、ビジネスの成功に重要な役割を果たします。文書は潜在顧客との最初のコンタクトとなることが多く、文書や日々のやり取りはほとんどのビジネス関係の中核を成します。雑な文章は取引を台無しにする可能性があります。そのため、自分が「文章が得意」だと思っている人でも、キーボードを打つのが苦手な人でも、しっかりとした文章スキルを身につけることが重要です。
執筆プロセスを使用する
ただ座って完璧な文書を書き上げることを期待しないでください。上手に書くには計画が必要です。
- まず、伝えたい主なアイデアを決めて、それを 1 つか 2 つの文で書き出します。
- アイデアをサポートし、誰が、何を、いつ、どこで、なぜといった基本的な質問すべてに答えるアウトラインを作成します。アウトラインは完成品のバックボーンを形成します。アウトラインがないと、ドキュメントがまとまりがなく、読者が要点を理解できない可能性があります。
- また、書くための心構えを整えるための儀式を作ってみるのもいいでしょう。深呼吸したり、特別なペンを手に取ったり、完成した作品を思い浮かべたりすることが役に立つかもしれません。
文書を書き終えたら、声に出して読んでみてください。文章や単語がぎこちなく聞こえる場合は、修正してください。ただし、まずこれらの追加の戦略を使用しなければ、その段階に到達することはできません。
スタイルを開発する
すべてのビジネス文書に適用できる、シンプルで一貫したスタイルを開発するように努めます。
- 使用する各フレーズに細心の注意を払ってください。 不必要な言葉には注意してください。たとえば、「お手紙を受領いたしました」と書く代わりに、「お手紙を受領いたしました」または「お手紙をお送りいただきありがとうございます」と書くことができます。
- 官僚的な用語の使用を避ける、「企業用語」や不必要な難しい言葉は避けてください。たとえば、「最適」の代わりに「最高」を使用してください。専門用語や頭字語は最小限に抑えてください。
- 長い段落を分割し、冗長な文や冗長な文を削除します。 怠惰な文章は読者を失う原因になります。10 つの文を理解するまでに XNUMX 分もかけて読み直したい人はいません。
- 要点を述べよ 手紙、メモ、電子メールで。
- できるだけ能動態を使用してください。 そうすることで、文章が簡潔になり、読者が文書を読み進めやすくなります。たとえば、「提案は選考委員会によって審査されます」と書く代わりに、「選考委員会が提案を審査します」と書く必要があります。
- 不適切なユーモアは避けてください。 電子メールにジョークやコメントを含める必要がある場合は、最後に残しておいてください。
文書を適切にフォーマットする
ドキュメントを読みやすく、作業しているドキュメントの種類に適した形式にします。
- テキストには、Times New Roman などのセリフ フォントを使用します。セリフ フォントの方が読みやすくなります。(セリフとは、文字の小さな「しっぽ」または装飾のことです。) Arial などのサンセリフ フォントは、見出しやキャプションに限定するようにしてください。
- 余白を両端揃えにせず、右揃えにします。
- 段落を短くして、テキストのブロックが威圧的にならないようにします。段落あたりの行数を変えて、文書の見た目を面白くします。
- 箇条書きリストとサブ見出しを使用すると、複雑な資料を理解しやすくし、視覚的に魅力的になります。
- 適切な場合は、グラフィック、マップ、またはその他のデバイスを使用して重要な情報を伝達しますが、ドキュメントが乱雑にならないようにしてください。
- 電子メールでは、不適切なヘッダーを削除し、元のメッセージはそのまま残して、読者があなたの返信を文脈に沿って理解できるようにします。電子メールはよりカジュアルになる場合もありますが、それでもビジネス文書であることを忘れないでください。必ず挨拶文を添え、丁寧な締めくくりで締めくくってください。
筆記用具を手元に置いておく
コンピュータのスペル チェッカーは非常に役立ちますが、すべての間違いを見つけるためにそれに頼ってはいけません。基本的な文章作成ツールを手元に置いてください。
- 良い辞書と類語辞典を買ってください。
- 次のようなスタイルマニュアルを使用してください。 シカゴスタイルマニュアル または Associated Press スタイルブック ガイダンスとして、スタイル ガイドを参照してください。スタイル ガイドには、どの単語を大文字にするか、どの単語を省略するかなどの指針が記載されています。クライアントに好みがあるかどうか尋ねてください。
- 可能であれば、技術編集者に作業内容のレビューを依頼してください。
上手に書くには、忍耐と練習が必要であることを忘れないでください。小説からマーケティング資料まで、優れた文章の例を読むことも、自分の文章を改善するのに非常に役立ちます。
まとめ
- 書き込みプロセスを使用します。
- スタイルを開発する。
- ドキュメントを適切にフォーマットします。
- 筆記用具を手元に置いてください。
優れた文章は、ビジネスの成功に重要な役割を果たします。文書は潜在顧客との最初のコンタクトとなることが多く、文書や日々のやり取りはほとんどのビジネス関係の中核を成します。雑な文章は取引を台無しにする可能性があります。そのため、自分が「文章が得意」だと思っている人でも、キーボードを打つのが苦手な人でも、しっかりとした文章スキルを身につけることが重要です。
執筆プロセスを使用する
ただ座って完璧な文書を書き上げることを期待しないでください。上手に書くには計画が必要です。
- まず、伝えたい主なアイデアを決めて、それを 1 つか 2 つの文で書き出します。
- アイデアをサポートし、誰が、何を、いつ、どこで、なぜといった基本的な質問すべてに答えるアウトラインを作成します。アウトラインは完成品のバックボーンを形成します。アウトラインがないと、ドキュメントがまとまりがなく、読者が要点を理解できない可能性があります。
- また、書くための心構えを整えるための儀式を作ってみるのもいいでしょう。深呼吸したり、特別なペンを手に取ったり、完成した作品を思い浮かべたりすることが役に立つかもしれません。
文書を書き終えたら、声に出して読んでみてください。文章や単語がぎこちなく聞こえる場合は、修正してください。ただし、まずこれらの追加の戦略を使用しなければ、その段階に到達することはできません。
スタイルを開発する
すべてのビジネス文書に適用できる、シンプルで一貫したスタイルを開発するように努めます。
- 使用する各フレーズに細心の注意を払ってください。 不必要な言葉には注意してください。たとえば、「お手紙を受領いたしました」と書く代わりに、「お手紙を受領いたしました」または「お手紙をお送りいただきありがとうございます」と書くことができます。
- 官僚的な用語の使用を避ける、「企業用語」や不必要な難しい言葉は避けてください。たとえば、「最適」の代わりに「最高」を使用してください。専門用語や頭字語は最小限に抑えてください。
- 長い段落を分割し、冗長な文や冗長な文を削除します。 怠惰な文章は読者を失う原因になります。10 つの文を理解するまでに XNUMX 分もかけて読み直したい人はいません。
- 要点を述べよ 手紙、メモ、電子メールで。
- できるだけ能動態を使用してください。 そうすることで、文章が簡潔になり、読者が文書を読み進めやすくなります。たとえば、「提案は選考委員会によって審査されます」と書く代わりに、「選考委員会が提案を審査します」と書く必要があります。
- 不適切なユーモアは避けてください。 電子メールにジョークやコメントを含める必要がある場合は、最後に残しておいてください。
文書を適切にフォーマットする
ドキュメントを読みやすく、作業しているドキュメントの種類に適した形式にします。
- テキストには、Times New Roman などのセリフ フォントを使用します。セリフ フォントの方が読みやすくなります。(セリフとは、文字の小さな「しっぽ」または装飾のことです。) Arial などのサンセリフ フォントは、見出しやキャプションに限定するようにしてください。
- 余白を両端揃えにせず、右揃えにします。
- 段落を短くして、テキストのブロックが威圧的にならないようにします。段落あたりの行数を変えて、文書の見た目を面白くします。
- 箇条書きリストとサブ見出しを使用すると、複雑な資料を理解しやすくし、視覚的に魅力的になります。
- 適切な場合は、グラフィック、マップ、またはその他のデバイスを使用して重要な情報を伝達しますが、ドキュメントが乱雑にならないようにしてください。
- 電子メールでは、不適切なヘッダーを削除し、元のメッセージはそのまま残して、読者があなたの返信を文脈に沿って理解できるようにします。電子メールはよりカジュアルになる場合もありますが、それでもビジネス文書であることを忘れないでください。必ず挨拶文を添え、丁寧な締めくくりで締めくくってください。
筆記用具を手元に置いておく
コンピュータのスペル チェッカーは非常に役立ちますが、すべての間違いを見つけるためにそれに頼ってはいけません。基本的な文章作成ツールを手元に置いてください。
- 良い辞書と類語辞典を買ってください。
- 次のようなスタイルマニュアルを使用してください。 シカゴスタイルマニュアル または Associated Press スタイルブック ガイダンスとして、スタイル ガイドを参照してください。スタイル ガイドには、どの単語を大文字にするか、どの単語を省略するかなどの指針が記載されています。クライアントに好みがあるかどうか尋ねてください。
- 可能であれば、技術編集者に作業内容のレビューを依頼してください。
上手に書くには、忍耐と練習が必要であることを忘れないでください。小説からマーケティング資料まで、優れた文章の例を読むことも、自分の文章を改善するのに非常に役立ちます。